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7 praktische Administrations- & Steuertipps für Selbstständige und Freiberufler

dministrations- & Steuertipps für Selbstständige

Tipps für Selbstständige und Freiberufler, um Papierkram und Steuern ohne großen Aufwand in Ordnung zu bringen.

Steuern und Papierkram sind ein sehr schwieriges Thema. Besonders für Selbstständige und Freiberufler gelten viele Sonderregeln. Unsere Partner von CAYA haben für Dich eine Liste mit Tipps erstellt, die Abhilfe schaffen und Deine Prozesse optimieren soll.

1. Dokumentenablage: Ablage mit System

Viele Unternehmer denken zuerst ans Geschäft, die Buchhaltung kommt erst später. Wenn überhaupt Unterlagen gesammelt werden, dann in Schuhkartons oder Plastikfolien. Mach das nicht! Die Ordnung Deiner Unterlagen ist vielleicht der wichtigste Schritt in Bezug auf Steuern. Wenn Du alles leicht finden kannst, ist die Steuererklärung im Grunde ein Kinderspiel.

Es ist daher empfehlenswert, von Anfang an systematisch und diszipliniert vorzugehen. Papier führt in der Regel zu Chaos und Stress, da man wichtige Dokumente oft nicht findet. Außerdem erfordert es viel Zeit und manuelle Arbeit, alles an seinem Platz abzulegen oder abzuheften. 

Daher ist die eine konsequent angehaltene Ordnerstruktur ein wichtiger Schritt, um alles zu finden, was man braucht.

Eine wissenschaftlich untersuchte Methode für die Dokumentenverwaltung stellt das 7-Ordner-System dar. Dies ist charakterisiert durch eine hierarchische, dreistufige Ordnerstruktur, mit jeweils 7 Ordnern pro Hierarchiestufe. Das heißt, dass auf der obersten Stufe bis zu 7 Ordner enthalten sein können. Die zweite Ebene beinhaltet auch wieder 7 Unterordner für jeden übergeordneten Hauptordner. In der letzten, dritten Ebene, sind es auch wieder max. 7 Ordner. Insgesamt kommt man mit Ebene 1 (7), Ebene 2 (7×7=49) und Ebene 3 (7x7x7=343) auf max. 399 Ordner.

Das Limit 7 basiert auf Untersuchungen des Psychologen George A. Miller. Nach seiner “magic number 7” kann man sich als Mensch höchstens 7 ± 2 Informationseinheiten (Chunks) pro inhaltlicher Kategorie im Arbeitsgedächtnis merken. Die 7 Ordner symbolisieren jeweils 7 Themenbereichen (wie z. B.  7 verschiedene Projektarten). Wir können uns idealerweise auf 7 Themen fokussieren und diese sinnvoll in einer Ordnerstruktur abbilden. Die Anzahl 7 ist allerdings auch nicht immer passend. Wo es die Umstände nicht zulassen und es z. B. weniger Themen gibt, sollten ggf. andere Strukturen mit weniger Ordnern genutzt werden. Aus wissenschaftlicher Perspektive sind 7 Ordner allerdings empfehlenswert, um sich zu merken, wo wir Dokumente abgelegt haben.

Speziell für die Ablage von Rechnungen empfiehlt sich noch ein weiteres System:
Hierfür erstellt Du einen Ordner mit dem Namen “Rechnungen” oder ähnlichem  Begriff, mit vier Abschnitten:

  1. Unbezahlte Rechnungen an Kunden: Wenn Du eine Rechnung an einen Kunden geschickt hast, lege diese dort ab. 
  2. Bezahlte Rechnungen an Kunden: Sobald ein Kunde bezahlt hat, legst Du die Rechnung in dieser Kategorie ab. Vermerke das Zahlungsdatum auf der Rechnung.
  3. Belege und Eingangsrechnungen: Lege alle Beleg für Ausgaben hier ab. Kannst Du die Quittung in einem Jahr noch lesen und verstehen? Ist die Quittung selbsterklärend? Füge ansonsten Notizen hinzu.
  4. Kontoauszüge: Du bekommst nicht alle Belege oder Rechnungen für Ausgaben automatisch. Prüfe am Ende des Monats die Kontoauszüge, um sicherzugehen, dass Du nichts vergessen hast.

🧾 Tipp: Für Freiberufler und Selbstständige gibt es interessante Buchhaltungstools, die Arbeit sparen. Wer seine Buchhaltung in die Cloud bringen möchte: Ein unabhängiger Guide für Buchhaltungssoftware findet sich hier.

2.  Dokumentenmanagement vollständig digitalisieren

Viele Dokumente lassen sich schon heute rechtssicher digital unterschreiben. Solche Lösungen helfen nicht nur dabei Papier zu sparen, sondern beschleunigen auch administrative Prozesse. Außerdem lassen sich digitalisierte Dokumente durch Volltextsuche einfach und unkompliziert durchsuchen. Eine einfache Schlagwortsuche reicht meist aus, um entsprechende Dokumente zu finden. Kein umständliches Durchsuchen von Aktenordnern mehr.

Wenn Du Deine Dokumente online bearbeitest, kannst Du außerdem auch Formulare direkt z. B. in der CAYA Document Cloud online ausfüllen und unterschreiben. Dort kannst Du außerdem, Rechnungen bezahlen oder mit dem Share-Feature Dokumente und Ordner ganz einfach anderen Personen zugänglich machen. So bekommen auch externe Geschäftspartnern oder andere Personen ganz automatisch einen Einblick in relevante Unterlagen. 

3. Von Anfang an richtig: GoBD konform arbeiten

Der Begriff GoBD steht für „Grundsätze zur ordnungsmäßigen Führung und Aufbewahrung von Büchern, Aufzeichnungen und Unterlagen in elektronischer Form sowie zum Datenzugriff“. GoBD ist eine BMF-Verwaltungsanweisung und gibt an, wie Steuerbelege und Rechnungen erfasst sowie verarbeitet und gespeichert werden sollten. GoBD besagt, dass die Vollständigkeit, Richtigkeit, Ordnung und Unveränderbarkeit von Belegen sichergestellt sein sollte. Freiberufler und Selbstständige sind verpflichtet, selber dafür zu sorgen, dass Abläufe GoBD-konform sind. Zum Nachweis für die Buchführung sind Rechnungsbelege z. B. bis zu 10 Jahre aufzubewahren. GoBD-zertifizierte Software, wie z. B. CAYA, hilft dabei. In CAYA kann man Dokumente Dank GoBD-Zertifizierung ganz beruhigt digital aufbewahren. Die Aufbewahrung in Papierform ist für die meisten Dokumen nicht mehr notwendig, Rechnungsunterlagen in Papierform können vernichtet werden. Das betrifft auch empfangene Handels- oder Geschäftsbriefe, welche bis zu 6 Jahre aufzubewahren sind.

Es ist empfehlenswert, eine eigene Verfahrensdokumentation für den Prüfungsfall zu erstellen. CAYA hat z. B. einen leicht verständlichen GoBD-Fragebogen erstellt, der Dir bei einer Erstellung der Verfahrensdokumentation hilft. Nachdem Du diese GoBD-Muster-Verfahrensdokumentation in Fragebogenform ausgefüllt hast, dient diese bei GoBD konformer Arbeitsweise im Prüfungsfall als Dokumentation/Nachweis dieser.

4. Nutze die Absetzbarkeit von Betriebsausgaben

Als selbstständige Person musst Du Dich um viele Dinge selbst kümmern. Gleichzeitig hast Du aber auch mehr Möglichkeiten, um Steuern zu sparen.

Vorsteuer: Das ist die Umsatzsteuer, die Du zahlen musst, wenn Du Waren oder Dienstleistungen kaufst. In der Regel bekommst Du sie als normaler Unternehmer vom Finanzamt zurück. Es gibt natürlich auch Ausnahmen. Kleinunternehmer bekommen die Vorsteuer z. B. nicht erstattet.

Einkommenssteuer & Gewerbesteuer: Diese Steuern hängen vom Gewinn ab. Je höher der Gewinn, desto höher der Steuersatz. Je mehr Du also verdienst, desto weniger bleibt am Ende übrig, zumindest prozentual gesehen. Aber Du kannst Deinen steuerpflichtigen Gewinn mit Betriebsausgaben senken und viel Geld sparen.

Beispiel:

Julia arbeitet als Designerin und hat einen Gewinn von 40.000 Euro im Jahr (Grenzsteuersatz: 40%). Sie kauft eine Kamera für 500 Euro. Das ist der Betrag, den sie als Steuerrückerstattung erhält: Umsatzsteuer 80 Euro + Einkommensteuer und Soli 168 Euro + Steuervorteil 248 Euro.

5. Weiterbilden und Steuern sparen

Ausgaben für geschäftliche Weiterbildung sind absetzbar, solange sie helfen, Einkommen zu erzielen. Alle Kosten im Zusammenhang mit diesen Ausgaben sind absetzbar: Nicht die damit verbundenen Reisekosten oder zusätzliche Tagegelder vergessen.

6. Spart Steuern bei Geschäftsreisen und in Restaurants

Hast Du eine Monatskarte? Eine Monatskarte für öffentliche Verkehrsmittel ist steuerlich absetzbar, wenn sie günstiger ist als die Anzahl der Einzelfahrscheine, die für Deine Geschäftsreisen (z. B. für Kundenbesuche) benötigt würden.

Aus denselben Gründen kann auch eine Bahncard steuerlich absetzbar sein. Wenn Du bei beruflichen Fahrten mit der Bahn so viel gespart hast, dass sich die Anschaffung gelohnt hat, ist es dem Finanzamt egal, ob Du die Karte auch für private Fahrten nutzt.

Für Geschäftsessen in Restaurants, Hotels usw. können nur 70 % der angemessenen und nachgewiesenen Bewirtungskosten als Betriebsausgaben abgezogen werden. Die in Rechnung gestellte Umsatzsteuer ist in voller Höhe als Vorsteuer abzugsfähig. Geschäftsessen bei Dir  zu Hause sind nicht abzugsfähig.

💡 Tipp: Das Finanzamt prüft, ob die Gaststätteneinladungen angemessen sind. Das hängt von der Größe, dem Umsatz und dem Gewinn ab. Kurz gesagt: Achtet darauf, dass Deine Bewirtungskosten plausibel sind. 

7. Heute schon für die Zukunft vorsorgen

Viele Freiberufler freuen sich über die eingehenden Zahlungen und sind sich nicht darüber im Klaren, dass man als Selbständige Person auch für die eigene Rente verantwortlich ist. Wie Du für Deine Zukunft vorsorgst, bleibt ganz Dir überlassen. Du solltest aber frühzeitig damit beginnen, etwas zur Seite zu legen. Rürup-Pläne sind z. B. steuerlich begünstigt und lassen sich klassisch mit Garantie­verzinsung oder renditeorientiert abschließen. Vielleicht kannst Du aber auch in die Künstlersozialkasse einzahlen und so eine Menge Geld sparen? Informiere Dich frühzeitig über Deine Altersvorsorge. Die Beiträge, die nötig sind, um im Alter ohne Arbeit auszukommen, sind meist höher als man denkt.

Über CAYA:

CAYA digitalisiert den Posteingang seiner Kunden. Dazu wird die Post in Zusammenarbeit mit der Deutschen Post und PIN AG zu einem der Scancenter von CAYA umgeleitet und in einem hochautomatisierten Verfahren digitalisiert. Die Post wird anschließend tagesaktuell in der CAYA Plattform bereitgestellt. In der CAYA Document Cloud können Nutzer Due Post sowie alle anderen wichtigen Unterlagen digital revisionssicher ablegen, verwalten und bearbeiten. So wird das Ausfüllen von Formularen, Weiterleiten von eingehender Post im Unternehmen oder Bezahlen von Rechnungen deutlich vereinfacht.

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