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Die optimale E-Mail-Signatur: So erzielst Du sympathische Strahlkraft für Dein Business

Signatur

Es ist keineswegs übertrieben, der E-Mail-Signatur in der geschäftlichen Kommunikation den Stellenwert einer elektronischen Visitenkarte beizumessen. Insbesondere als Freelancer, Selbstständiger oder Gründer solltest Du daher sorgfältig über den Inhalt und die Gestaltung Deiner E-Mail-Signatur nachdenken.

Grundsätzlich kann eine E-Mail-Signatur mehr, als nur am Ende einer Nachricht die wichtigsten Kontaktdaten zur Verfügung zu stellen. Übersichtlich gestaltet und mit relevanten Zusatzinformationen versehen, eventuell mit Logo oder Foto ausgestattet, übernimmt die Signatur durchaus Marketing-Funktionen und dient der kompetenten Eigendarstellung. Die penible Beachtung rechtlicher Vorschriften unterstreicht Seriosität und Vertrauenswürdigkeit. Welche Gestaltungs-Regeln jedoch beachtet, welche Pflichtangaben nicht vergessen und welche Fehler vermieden werden sollten, liest Du in diesem Beitrag.

Die einfache E-Mail-Signatur: Konzentration auf das Wesentliche

Wenn Du Dich (zunächst) für ein einfache Basis-Signatur entscheidest, dann achte trotzdem darauf, dass alle wesentlichen Kontaktdaten enthalten sind. Auch die minimalistische Variante lässt sich mit einer guten Vorlage aus dem Netz ansprechend und attraktiv gestalten. Einer der einfachsten und trotzdem effektiven Tipps für eine gute Optik ist dabei die Variation der Schriftgröße. Wähle für Deinen Namen und/oder Deine Firma einen größeren Schriftgrad als für die restlichen Angaben.

Ganz wichtig jedoch: Für geschäftliche Mails gelten exakt die Pflichtangaben, die der Gesetzgeber auch auf dem papiernen Geschäftsbrief verlangt. Das heißt konkret:

  • Vor- und Nachname des Einzelunternehmers inklusive Berufsbezeichnung oder Firmenname,
  • Rechtsform des Unternehmens,
  • Sitz der Gesellschaft,
  • Registergericht und Handelsregisternummer,
  • vollständige Namen aller Geschäftsführer und eventuell Vorstandsmitglieder.

Zusätzlicher Hinweis: Die Pflichtangaben variieren je nach Rechtsform. Achte darauf, dass die für Dein Unternehmen geltenden Vorschriften eingehalten werden. Auskunft gibt u. a. der § 35a GmbH-Gesetz oder das Handelsgesetzbuch für Einzelunternehmer (§ 37a), für die OHG (§ 125a) und für die KG (§ 177a).

Die ausführliche E-Mail-Signatur: Fokus auf die Persönlichkeit

Durch zusätzliche Inhalte und Designelemente erhält Deine E-Mail-Signatur einen individuelleren Charakter und kann von Dir als Marketinginstrument genutzt werden. Du benötigst dazu keine professionellen Vorkenntnisse, auch hier findest Du im Netz und auf einschlägigen Portalen hilfreiche Vorlagen.

Foto hinzufügen

Durch das Hinzufügen eines Fotos wirst Du für Deinen Geschäftspartner oder Kunden als Mensch greifbarer. Das Bild fördert die Vertrauensbasis und erleichtert die direkte Kommunikation. Vorausgesetzt, es vermittelt einen seriösen Eindruck und wirkt allein durch seine Größe nicht zu dominant.

Logo ergänzen

Wenn Du Dich als Freelancer, Freiberufler oder Gründer bereits für ein eigenes Logo entschieden hast, das Du auch auf Deiner Website oder auf Rechnungen nutzt, dann gehört dieses Logo selbstverständlich auch in Deine E-Mail-Signatur. So komplettierst Du das einheitliche Erscheinungsbild Deines Unternehmens nach außen.

Links zur eigenen Website und zu sozialen Medien

Insbesondere für die Neukunden-Akquise solltest Du Deinem Gegenüber unkompliziert die Möglichkeit verschaffen, sich schnell über Deine Person und Dein Unternehmen informieren zu können. Das klappt am besten mit Deinem Link zur eigenen Website – oder auch zu Portalen, auf denen Deine Arbeit als Referenz aufgeführt wird. Verweise auf Social-Media-Aktivitäten sollten hingegen auf die rein geschäftlich genutzten Portale beschränkt bleiben.

Vorsicht mit Werbung

Natürlich kannst Du spezielle Angebote oder besondere Aktionen ebenfalls in Deine E-Mail-Signatur integrieren. Das muss aber nicht immer sinnvoll sein. Häufig werden Werbeaussagen vom Adressaten als befremdlich wahrgenommen. Im Zweifelsfall also eher die Finger davon lassen.

Tipps für die Gestaltung einer optimalen E-Mail-Signatur

Die Chancen, die eine gut konzipierte E-Mail-Signatur im Hinblick auf eine effektive Selbst-Marketing-Strategie bietet, bemessen sich gleichwohl an der Güte der optischen Umsetzung. Anders formuliert: Ein paar grundsätzliche typografische und gestalterische Grundregeln müssen beachtet werden, soll das Ergebnis sympathisch und überzeugend ausfallen.

Responsive Design

Viele Mails werden zuerst auf dem Smartphone gelesen. Es ist daher vornehmste Pflicht, dass auch die E-Mail-Signatur auf dem kleinen Bildschirm noch ansehnlich aussieht – und nicht als chaotisches Zeilen-Wirrwarr mit unglücklichen Trennungen erscheint.

Übersichtlichkeit

Bei aller Gestaltung muss die E-Mail-Signatur “mit einem Blick” erfasst werden können. Erfordert das Layout ein herunterscrollen, weil der Text zu lang ist, führt dies eher zu Nichtbeachtung oder zumindest zu Unmut.

Professionelles Foto

Ein Foto personalisiert die Signatur sehr nachdrücklich. Achte jedoch darauf, dass es von einem professionellen Fotografen erstellt wurde, Du direkt in die Kamera schaust und Dein Outfit plus Frisur gepflegt und makellos aussehen. Wichtig auch: Das Bild sollte ein Porträt, keine Ganzkörperaufnahme, und klein sein. Ein zu großes Foto erfordert eine zu lange Ladezeit.

Farben und Kontraste

Prinzipiell vertragen E-Mail-Signaturen natürlich auch Farben. Von einem herzhaften Griff in den Tuschkasten ist jedoch eher abzuraten. Es spricht nichts gegen die Verwendung von hellen, dezenten Kolorierungen oder farbiger Schrift. Grelle Töne und starke Kontraste verschrecken jedoch das Auge und lösen beim Adressaten eher Missfallen als wohlwollende Anerkennung aus. Ausnahme: Enthält das eigene Logo aufmerksamkeitsstarke Farben, dann müssen diese auch in der Signatur so übernommen werden. Es empfiehlt sich dann jedoch, das Logo möglichst klein abzubilden.

Rahmen und Kästen

Generell gelten schwarz-weiße Signaturen als formeller und distinguierter. Deshalb müssen sie aber keineswegs langweilig aussehen. Mit dezenten Rahmen oder auch mutigeren Kästen lassen sich eindrucksvolle Effekte erzielen. Ein wenig Fingerspitzengefühl erfordert eine schwarze Hintergrundfläche mit weißer Schrift. In diesem Fall solltest Du von gleich mehreren Personen prüfen lassen, ob die Schrift so gestochen scharf zu erkennen ist, dass das Lesen keinerlei Schwierigkeiten bereitet.

Vorlagen-Generator

Du benötigst kein Grafik-Studium oder spezielle Programmierkenntnisse, um eine für Deine Zwecke perfekte E-Mail-Signatur zu erstellen. Nutze einen kostenlosen Vorlagen-Generator aus dem Netz – ein wenig Zeit und Muße solltest Du allerdings investieren.

So bitte nicht: Die größten Fehler bei E-Mail-Signaturen

Bei der Gestaltung Deiner optimalen E-Mail-Signatur kannst Du vieles richtig machen, allerdings auch eine ganze Menge falsch. Die wichtigsten Don’ts findest Du hier:

Rechtschreibfehler

Sie zerstören schlagartig Optik und Eindruck: Rechtschreib- oder Flüchtigkeitsfehler. Lass Deine Signatur sicherheitshalber von einem zweiten Paar Augen kontrollieren. Und: Überprüfe auch die Richtigkeit der angegebenen Telefon- und Mobildaten besser zweimal. Nichts ist für den Adressaten frustrierender als eine falsche Nummer.

Schriften-Wirrwarr

Entscheide Dich für eine Schriftart, die Du in der Größe variieren kannst, um wichtiges von weniger wichtigem zu separieren. Unterschiedliche Schriften oder der Wechsel zwischen normal und kursiv wirken chaotisch und unübersichtlich.

Zu große Bilder, zu viele Farben

Eine bunte, reizüberflutende Signatur irritiert das Auge des Betrachters und verhindert die beabsichtigte, gezielte Aufnahme der Informationen.

Sinnsprüche und Mottos

Lebensweisheiten und Slogans haben in der E-Mail-Signatur absolut nichts verloren.

Fazit

Mit ein wenig Zeit und unter Beachtung einiger grundlegender Layout-Prinzipien kannst Du Deine E-Mail-Signatur zu einer aussagekräftigen Visitenkarte Deines Unternehmens machen. Im Idealfall signalisiert sie Deine Kompetenz ebenso wie Deine Empathie und Deine zielorientierte Kreativität. Nutze die Chance, über das Vehikel der Signatur Dein Business professionell und mit Strahlkraft zu vermitteln.

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