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Freelancer engagieren: So findest Du Deinen ersten Freelancer

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Immer wieder erfordert ein Projekt oder eine Aufgabe ein spezielles Wissen oder Fähigkeiten, welche im Unternehmen nicht vorhanden sind. Freelancer bringen genau diese fachliche Expertise mit.

Die fachliche Expertise der Mitarbeiter im Unternehmen orientiert sich an den Anforderungen des Tagesgeschäfts. Allerdings ergeben sich immer wieder Situationen, in denen Spezialwissen erforderlich ist. Freelancer, sogenannte freie Mitarbeiter, bereichern das Projekt mit dem fehlenden Know-how oder Fähigkeiten. So kauft das Unternehmen Fachwissen bedarfsorientiert ein und optimiert die laufenden Personalkosten. Doch worauf ist bei der Suche von Freelancern und deren Auswahl zu achten? 
Wir haben Dir die wichtigsten Schritte auf dem Weg zu Deinem ersten Freelancer zusammengefasst.

1. Definiere Deine Aufgabe

Um den richtigen Freelancer zu finden, benötigst Du detaillierte Informationen über die Aufgabenstellungen innerhalb des Projekts. Auf diese Weise ermittelst Du, in welchem Umfang die Expertise eines Freelancers erforderlich ist. Wird der Freelancer für ein Teil des Projektes eingesetzt, benötigt er weniger Zeit und Ressourcen, als wenn er die vollständige Erstellung oder Umsetzung einer Aufgabe übernimmt. Eine präzise Definition des Gesamtprojekts hinsichtlich Aufgabenstellung, Zeitrahmen bzw. Deadlines und erforderlichem Fachwissen erhöht die Wahrscheinlichkeit enorm, den passenden Freelancer für diesen Auftrag zu finden.

Das verfügbare Budget und die Erwartungshaltung an die erbrachte Leistung des Freelancers sind weitere wichtige Kriterien und wirken sich unter Umständen auf den Projekterfolg aus. Denn ein auf seinem Gebiet erfahrener Experte ist zwar teurer, arbeitet jedoch zumeist effizienter und verfügt über größeres Wissen, als Freelancer mit geringer praktischer Erfahrung.

2. Schreibe Dein Projekt aus

Ist der Projektrahmen festgelegt, geht es an die Suche nach geeigneten Kandidaten.

Diese kann auf mehreren Wege erfolgen. Eine Möglichkeit ist die Empfehlung durch Geschäftspartner oder Freelancer, die bereits für Dich gearbeitet haben. Dies hat den Vorteil, dass die Kompetenz bereits unter Beweis gestellt wurde. Doch eine echte Alternative ist die spezielle Freelancer Plattform freelanceXpress, auf der sich freiberufliche Spezialisten präsentieren und für Aufträge bewerben. Hier ist die Wahrscheinlichkeit am größten eine Vielzahl an Bewerbungen zu erhalten und den passgenauen Experten für Dein Projekt zu finden.

Nach der Erstellung eines aussagekräftigen Unternehmensprofils geht es darum mit einer perfekten Projektbeschreibung die Aufmerksamkeit passender Kandidaten auf die Jobausschreibung zu lenken. Nur, wenn die Aufgabe und das erforderliche Know-How ausreichend präzise beschrieben werden, können die Experten abschätzen, welchen Umfang das Projekt hat und ob ihre Fähigkeiten und Kenntnisse den Anforderungen entsprechen. Außerdem sollten in der Ausschreibung das verfügbare Budget und der Arbeitsort angegeben werden.
Je höher die Messlatte hinsichtlich der Fähigkeiten gesteckt wird, desto schwieriger ist es, einen geeigneten Freelancer zu finden. Daher solltest Du bei der Formulierung der Voraussetzungen gut abwägen, was für Dein Projekt wirklich wichtig ist. Je mehr spezielle Fähigkeiten benötigt werden, desto höher sollte also das Budget gesetzt werden.

Tipp
Wäge ab, ob Dein Projekt nicht auch ortsunabhängig durchführbar ist. Remote Jobs werden von Freelancern bevorzugt und bieten auch für Dich einige Vorteile. So bist Du bei der Suche nach passenden Kandidaten nicht auf Deine Stadt oder Region beschränkt und eventuelle Reisezeiten des Freelancers fallen weg!

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3. Gib Deinen Bewerbern Feedback

Nach der Veröffentlichung der Jobbeschreibung, stellen sich die ersten Bewerber vor. Nun beginnt die Vorauswahl anhand gewisser Kriterien und Fragestellungen.

Prüfe und Vergleiche beispielsweise das Profil der Kandidaten anhand folgender Punkte:

  • Entsprechen die Fähigkeiten und Kenntnisse des Freelancers den Projektanforderungen?
  • Belegen Referenzen und das Portfolio die genannten Erfahrungen?
  • In welchen Teamgrößen bzw. Unternehmen hat der Freelancer bisher gearbeitet?
  • Hat der Freelancer eine gewisse Spezialisierung oder einen gewissen Stil?
  • Gibt es Feedback, Statements oder Bewertungen ehemaliger Kunden?

Bewerber, deren Angaben mit den Anforderungen nicht übereinstimmen kommen nicht in die engere Auswahl. Diese solltest Du direkt mit Feedback kontaktieren und ihnen für den Job absagen.
Abhängig vom Tätigkeitsbereich ist es oft üblich, eine Arbeitsprobe oder bisherige Leistungen einzusehen. So kannst Du vor allem in der Kreativbranche, beispielsweise bei Textern Leseproben und bei Grafikern und Programmierern Referenzen und ein Portfolio anfragen.

Gehe alle relevanten Informationen durch und reduziere die Auswahl auf wenige Kandidaten.

4. Führe persönliche Gespräche

Abhängig von der Projektdauer und Wichtigkeit besitzt nicht nur die fachliche, sondern auch die sozial-menschliche Kompetenz eine hohe Priorität bei der Zusammenarbeit. Da man in diesem Fall kein standardisiertes Produkt, sondern für einen hochindividuellen Service beauftragt, sollte man mit dem Freelancer auf einer persönlichen Ebene in Kontakt treten. Ist ein Treffen, beispielsweise bei Remote Jobs, nicht möglich, bietet sich ein persönliches Telefonat oder ein Videoanruf an, um die Rahmenbedingungen des Projektes und offene Fragen zu klären. 

Für die endgültige Auswahl kann es hilfreich sein, mit früheren Auftraggebern der bevorzugten Freelancer zu sprechen oder Bewertungen einzusehen. Die damit verbundenen Informationen über Arbeitsqualität, Termintreue und Zusammenarbeit unterstützen bei der endgültigen Entscheidung.

Hast Du Deinen Wunschkandidaten gefunden, muss nun die Zusammenarbeit schriftlich fixiert werden.

5. Schließe einen Vertrag

Den Abschluss der Suche nach einem Freelancer bildet ein rechtlich sicherer Vertrag. Hier solltest Du idealerweise fachkundige Unterstützung beanspruchen. Immerhin regelt er die beiderseitigen Verpflichtungen sowie alle Rahmenbedingungen und dient für den Freelancer und Dein Unternehmen als rechtliche Grundlage der Zusammenarbeit.

Alles auf einen Blick: Grafik

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